مزایای سند رسمی نسبت به سند عادی
مزایای سند رسمی نسبت به سند عادی عبارتند از: 1- اسناد رسمی لازم الاجراء می باشند. 2- محتویات سند رسمی قابل تردید و انکار نیستند. 3- نسبت به سند رسمی تنها می شود ادعای جعل کرد. در نتیجه، سند عادی لازم الاجراء نیست و چنانچه ادعائی نسبت به آن مطرح گردد، زمانی قابلیت اجراء پیدا می کند که در یکی از محاکم دادگستری مطرح و پس از طی تشریفات قانونی و پس از صدور رأی نهائی، منجر به صدور اجرائیه گردد؛ در حالیکه برای اجرای اسناد رسمی، نیازی به این تشریفات و معطل شدن تا صدور حکم نیست و به محض مراجعه به اجرای ثبت، اجرائیه صادر و اقدام قانونی معمول می گردد. اسناد رسمی مشمول تعریف قانون مدنی؛ مانند شناسنامه، گواهینامه رانندگی و سایر اسناد رسمی ای که توسط مأمورین دولت تنظیم می شوند، قابل طرح در هیئت نظارت یا لازم الاجراء نمی باشند.
آیا ثبت اسناد اجباریست؟
ماده 46 قانون ثبت می گوید: « ثبت اسناد اختیاری است؛ مگر در موارد ذیل: 1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد. 2- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است. » ماده 47 قانون ثبت نیز می گوید: « در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است: 1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده است. 2- صلح نامه، هبه نامه و شرکت نامه. »
سند چیست و انواع آن کدام است؟
ماده 1284 قانون مدنی سند را چنین تعریف می کند: « سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. » سند که یکی از ادله اثبات دعوی است به اسناد عادی و اسناد رسمی تقسیم گردیده است. علاوه بر آن، اسناد دیگری تحت عنوان « اسناد تجاری » در قانون تجارت آمده است که شامل اسناد بهادار و اسناد مالی است و شامل برات، چک و سفته می باشد؛ ولی بحث ما راجع به اسنادی است که در ارتباط با مسائل ثبتی هستند.
اسناد جمع سند است و به اوراقی گفته می شود که دارای ارزش مالی یا حقوقی هستند که در جهت اثبات امری، مورد استناد قرار می گیرند یا به موجب آن، اشخاص تعهد به امری می نمایند. قانون برای تنظیم سند رسمی، در ماده 1287 قانون مدنی، سه مرجع را معرفی نموده است: 1- اداره ثبت اسناد و املاک 2- دفاتر اسناد رسمی 3- در نزد مأمورین دولتی به لحاظ وظایف قانونی آنها و در حین انجام وظیفه. دو مرجع اول نیازی به توضیح ندارند؛ اما در مورد مرجع سوم، فی المثل هنگامی که شخص در جلسه رسمی دادگاه و در نزد قاضی، به امری اقرار نماید، این اقرار ممکن است به ضرر اقرارکننده به کار رود و پس از اقرار و امضاء، صورتجلسه انکار وی پذیرفته نیست؛ اما اگر همین شخص در خارج از دادگاه و در نزد همان قاضی که در حال مرخصی است، به همان مطلب اقرار نماید، این اقرار رسمیت نداشته و قابل استناد به نحو فوق نیست. همچنین ممکن است سندی از نظر قانون مدنی، سند رسمی باشد؛ اما از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود؛ مانند شناسنامه که چون توسط مأمور ذیصلاح و مطابق مقررات صادر گردیده است، بنا بر تعریف قانون مدنی، سند رسمی است؛ ولی چون در دفتر اسناد رسمی تنظیم نشده است، در عرف ثبتی و از نظر قانون ثبت، به آن سند رسمی گفته نمی شود. پس اسنادی که در این سه مرجع تنظیم می گردند رسمی هستند و هر آن چه که غیر از این باشد عادی است.
سند رسمی نسبت به طرفین، وراث و قائم مقام قانونی آنها معتبر است و ماده 1288 قانون مدنی در مورد اعتبار اسناد چنین می گوید: « مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد. »
وظایف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور چیست؟
انسان از زمانی که زندگی اجتماعی را برگزید و متوجه شد که می تواند به وسیله نقاشی و نگارش، آثاری از خود بر جای بگذارد، به تدریج تعهدات خود را به صورت لوح یا سنگ نوشته ثبت نمود که هنوز آثاری از آنها باقی است. در ادیان مختلف؛ بخصوص دین مقدس اسلام، توصیه گردیده است که: « تعهدات خود را مکتوب کنید تا به فراموشی سپرده نشده و مدیون نگردید. » از جمله وظایف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که تحت نظارت و ریاست قوه قضائیه است، یکی ثبت املاک و دیگری ثبت اسناد است. اسنادی که بین اشخاص تنظیم می گردند گاهی هیچ ارتباطی با موضوع ملکی ندارد و تنها در ارتباط با مسائل مالی یا روابط حقوقی بین اشخاص است؛ مانند وکالت، وصایت، رضایت و نظایر آن.
نحوه تشکیل « سازمان ثبت اسناد و املاک »
در جهت ایجاد نظم اجتماعی و به منظور جلوگیری از منازعات و اختلافات ملکی که گاهی در گذشته منجر به حوادث ناگواری می شد، ضرورت تصویب قوانینی در این جهت احساس شد و نتیجتا قانونی در سال 1302 هجری شمسی، به تصویب رسید و ثبت اموال غیرمنقول را به صورت اختیاری پیش بینی کرد و چون دارندگان این گونه اموال نظر قانونگذار را تأمین نکرده و نسبت به ثبت املاک اقدام ننموده و مشکلات همچنان باقی بود؛ لذا در سال 1310 هجری شمسی، قانون دیگری که ثبت املاک را اجباری نمود جایگزین آن شد و دارندگان املاک را به نوعی مجبور به ثبت املاک خود نمود که هنوز این قانون با اصلاحات بعدی در جریان است و مطابق آن عمل می شود. در قانون اخیر، دولت مؤظف گردید که رأسا مبادرت به ثبت املاک نماید ( ماده 9 قانون ثبت ) و این وظیفه به وزارت عدلیه آن زمان محول شد. در وزارت عدلیه ( وزارت دادگستری )، سازمانی به نام « سازمان ثبت اسناد و املاک » تشکیل گردیده که عهده دار اجراء قانون مذکور می باشد. البته در بدو امر، این تشکیلات به صورت اداره ای بود که بعدا به علت نیاز و گستردگی وظایف، در سال 1352 هجری شمسی، تبدیل به سازمان شد که در حال حاضر، زیرمجموعه قوه قضائیه جمهوری اسلامی ایران می باشد.