ماده 9 قانون ثبت، اموال غیرمنقول را شایسته ثبت دانسته است؛ هر چند برخی از اموال منقول نیز لزوما به ثبت می رسند؛ مانند اتومبیل، کشتی و برخی محلهای مسکونی ای که بر روی قایقها ساخته می شوند. شناسائی اموال منقول از اموال غیرمنقول کار ساده ای نیست و برای آگاهی و شناخت اموال مذکور، بهتر است از متون قانونی استفاده کنیم. قانون مدنی در مواد 11 الی 22، انواع اموال منقول و غیرمنقول را معرفی و مشخص نموده و به طور جداگانه در مورد ثبت این اموال تعیین تکلیف نموده است.
اموال غیرمنقول: ماده 12 قانون مدنی، مال غیرمنقول را چنین تعریف کرده است: « مال غیرمنقول آن است که نتوان آن را از محلی به محلی دیگر نقل نمود؛ اعم از اینکه استقرار آن مستلزم خرابی یا نقص خود مال یا محل آن نشود. » و در همین مبحث، اموال غیرمنقول را برشمرده که شامل: اراضی، ابنیه، آسیا و هر آن چه که در بنا منصوب است و عرفا جزء بنا محسوب می شود، آئینه، پرده نقاشی، مجسمه در صورتی که در بنا یا زمین به کار رفته باشد، ثمره و حاصل تا زمانی که چیده یا درو نشده باشد، مطلق اشجار و شاخه های آنها، نهال و قلمه تا زمانی که بریده یا کنده نشده باشند و امثال آنها که برای شناختنشان باید به مواد مذکور در فوق مراجعه شود.
مال منقول: ماده 19 قانون مدنی، مال منقول را چنین تعریف کرده است: « اشیائی که نقل آنها از محلی به محلی دیگر ممکن باشد؛ بدون اینکه به خود یا محل آنها خرابی وارد آید، منقول هستند. » از جمله اشیاء منقول می توان به انواع کشتیها، قایقها، مصالح بنائی؛ از قبیل سنگ، آجر و ... تا زمانی که در بنا به کار نرفته باشند و کلیه دیون؛ از قبیل قرض، ثمن مبیع و مال الاجاره عین مستأجره، اشاره کرد.
در گذشته، بنچاق به سندی عادی که قبل از تصویب قانون ثبت نوشته می شد اطلاق می گردید. این سند معمولا توسط کاتبین و اشخاص باسواد نوشته می شد و توسط معتمدین و علمای دینی مهر و امضاء می گردید و اشخاص برای اثبات مالکیت خود، به آن استناد می کردند. بعد از اجرای قانون ثبت، بنچاق به سندی گفته می شود که پس از نقل و انتقال ملک، توسط دفتر اسناد رسمی تنظیم می گردد و حاوی تمام جزئیات و متعلقات و مشخصات ملک می باشد؛ مانند قید شماره های مربوط به آب، برق، تلفن و ...، و مطالبی در بنچاق نوشته می شود که در دفترچه مالکیت نیست و برای دسترسی به مشخصات ملک، بهتر است در هنگام انجام معامله، محتویات بنچاق مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد.
مزایای سند رسمی نسبت به سند عادی عبارتند از: 1- اسناد رسمی لازم الاجراء می باشند. 2- محتویات سند رسمی قابل تردید و انکار نیستند. 3- نسبت به سند رسمی تنها می شود ادعای جعل کرد. در نتیجه، سند عادی لازم الاجراء نیست و چنانچه ادعائی نسبت به آن مطرح گردد، زمانی قابلیت اجراء پیدا می کند که در یکی از محاکم دادگستری مطرح و پس از طی تشریفات قانونی و پس از صدور رأی نهائی، منجر به صدور اجرائیه گردد؛ در حالیکه برای اجرای اسناد رسمی، نیازی به این تشریفات و معطل شدن تا صدور حکم نیست و به محض مراجعه به اجرای ثبت، اجرائیه صادر و اقدام قانونی معمول می گردد. اسناد رسمی مشمول تعریف قانون مدنی؛ مانند شناسنامه، گواهینامه رانندگی و سایر اسناد رسمی ای که توسط مأمورین دولت تنظیم می شوند، قابل طرح در هیئت نظارت یا لازم الاجراء نمی باشند.
ماده 46 قانون ثبت می گوید: « ثبت اسناد اختیاری است؛ مگر در موارد ذیل: 1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد. 2- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است. » ماده 47 قانون ثبت نیز می گوید: « در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است: 1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده است. 2- صلح نامه، هبه نامه و شرکت نامه. »
ماده 1284 قانون مدنی سند را چنین تعریف می کند: « سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. » سند که یکی از ادله اثبات دعوی است به اسناد عادی و اسناد رسمی تقسیم گردیده است. علاوه بر آن، اسناد دیگری تحت عنوان « اسناد تجاری » در قانون تجارت آمده است که شامل اسناد بهادار و اسناد مالی است و شامل برات، چک و سفته می باشد؛ ولی بحث ما راجع به اسنادی است که در ارتباط با مسائل ثبتی هستند.
اسناد جمع سند است و به اوراقی گفته می شود که دارای ارزش مالی یا حقوقی هستند که در جهت اثبات امری، مورد استناد قرار می گیرند یا به موجب آن، اشخاص تعهد به امری می نمایند. قانون برای تنظیم سند رسمی، در ماده 1287 قانون مدنی، سه مرجع را معرفی نموده است: 1- اداره ثبت اسناد و املاک 2- دفاتر اسناد رسمی 3- در نزد مأمورین دولتی به لحاظ وظایف قانونی آنها و در حین انجام وظیفه. دو مرجع اول نیازی به توضیح ندارند؛ اما در مورد مرجع سوم، فی المثل هنگامی که شخص در جلسه رسمی دادگاه و در نزد قاضی، به امری اقرار نماید، این اقرار ممکن است به ضرر اقرارکننده به کار رود و پس از اقرار و امضاء، صورتجلسه انکار وی پذیرفته نیست؛ اما اگر همین شخص در خارج از دادگاه و در نزد همان قاضی که در حال مرخصی است، به همان مطلب اقرار نماید، این اقرار رسمیت نداشته و قابل استناد به نحو فوق نیست. همچنین ممکن است سندی از نظر قانون مدنی، سند رسمی باشد؛ اما از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود؛ مانند شناسنامه که چون توسط مأمور ذیصلاح و مطابق مقررات صادر گردیده است، بنا بر تعریف قانون مدنی، سند رسمی است؛ ولی چون در دفتر اسناد رسمی تنظیم نشده است، در عرف ثبتی و از نظر قانون ثبت، به آن سند رسمی گفته نمی شود. پس اسنادی که در این سه مرجع تنظیم می گردند رسمی هستند و هر آن چه که غیر از این باشد عادی است.
سند رسمی نسبت به طرفین، وراث و قائم مقام قانونی آنها معتبر است و ماده 1288 قانون مدنی در مورد اعتبار اسناد چنین می گوید: « مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد. »